理事会議事録について
マンションの管理組合において理事会は
１管理会社の月次報告書のチェック
２組合内に於けるトラブルや問題点の確認・対策・その実施について（各種営繕工事・劣化対策等を含む）
３トラブルや問題点の確認・対策・その実施（規約の改定や法改正によるもの）についての対応
４役員・専門委員の選定（委託）についての対応etc・・・・、等多くの役割があります。
特に定例で重要なものが「１管理会社の月次報告のチェック」です。
管理会社から毎月上がってくる月次報告書をきちんとチェックする必要があります。
委託している業務内容がしっかり実施されているのか？各種営繕工事の内容・施工価格に問題はないか？予定外の項目はないか？
適正な管理実施で適正な委託管理費となっているのか？大切な管理費（各区分所有者が負担している）の使い途をしっかり確認しましょう！！
２組合内に於けるトラブルや問題点の確認・対策・その実施について～
は直接理事会へ報告されていることばかりでなく、日頃マンション内共用部分を清掃管理してもらっている「管理員」さんが住民との世間話の中から上がってくる「住民の不満や気になっている事」等の問題があります。
この様な問題について理事会が把握できていればそこのマンションの理事会の運営管理は十分に機能が果たされているということになります。
３管理運営上の問題～
は、管理会社の管理レベルによるところが大きい様です。
担当フロントマンが問題意識を持って仕事をしているマンションでは、その部分についての「提案」が理事会になされて審議されることでしょう。
というように理事会の議事録をさかのぼって確認すればどの様な経緯で今の管理組合の運営になったのかがわかりますし、任期の短い新しい役員さんでも理事としての仕事に役立てることが出来ます。
一人の人がずっとその役職をやっている場合は別ですが、多くの場合はそうではありませんので、時間があるなら理事会議事録を確認して見てはいかがでしょうか？
これは管理会社へ言えばすぐに揃えてくれるはずですが、もし時間がかかるようであればそこの管理会社の業務内容をチェックしてみるほうが良いかもしれませんね。
