管理組合運営上の問題は？

マンション管理組合に確実に訪れる住民の高齢化

新築の頃（入居後すぐ）からマンション年齢は上がっていきます。

時間の経過は誰にも止められないからです。

当たり前のことですが、マンション年齢を実感として持たれている方は左程多くはないでしょう。

ましてやまだ新築から10年もたっていないような新しいマンションなら尚更です。

マンション年齢より自分の周りの事や家族の事が優先順位が高く、気にすることもほぼないからです。

とはいえマンション年齢だけでなく居住している住民さん達も同時進行で年齢が上がっていきます。

正直なな話、歳をとったとはあまり思いたくはないですし、そんな暇もないですよね。

 

10年後のマンションは？個人個人の住民・家族はどうなっていますか？

こう考えてみたらどうでしょう？

新築マンションに入居した時、お子さんは幾つでしたか？

保育園児？小学生？少し高いと中学生くらい？

それが10年たてば・・・・・・・。

保育園児だった子は小学高の高学年から中学生、小学生だった子は最低でも高校3年生、中学生だった子は・・・・・すでに立派な社会人になっているはずですよね？

子供の成長は早いものであっという間に大人になってしまいますし、独立して家を出ていく子も多いでしょう。

当然入居して来た頃とは家族構成も、生活基盤も変わってきます。

 

生活環境はどう変わってきていますか？

 

10年経過すると、当然ですがマンション住人としての生活にも変化が生じ、生活環境も変わります。

生活環境が変わるということは周りとのかかわり方も変わって来るということです。

個人としての体形・体力・経済基盤・様々な環境が変わり、外部との付き合いすら変わります。

 

マンションの外観も変わってきているでしょうし、いろんな設備も変わっているかもしれません。

新しい設備が備わり、古くなったものは無くなり、便利さも10年前とは確実に変っていることでしょう。

 

色々なことを書きましたが、言いたいことは「マンションも居住者個人も歳をとっていく」ということです。

というより、変わっていかざるを得ないわけです。

 

長くなりましたので、続きは次回で・・・・。

何をどう変えなければならないのか？

前回からの続きです。

では、どのようなメリットがあるのか？

 

一番のメリットしては「一人ではないこと」・・・、これにつきますよね？

マンションに住んでいる場合、集合住宅なので共用部分も多く「一人にはなりにくい」事が挙げられます。

ゴミ出しとかほかの居住者と顔を合わせざるを得ない状況がありますし、管理員が勤務していれば管理員も見回り等気にかけています。

更には防犯カメラの設置があり、出入りについて記録されています。

それから建物の管理がみんなで行える分大きな金額が使えますし、個別住宅では負担できない修理費もみんなで少しづつ負担すれば大きな金額を用意しなくて済みます。

多くの住民がいることでいろいろな専門家が住んでいる場合もあり、様々な知恵をお借りすることが可能です。

「3人寄れば文殊の知恵」という諺があるように住民全員で考えることができれば更に良い知恵も浮かんできます。

皆さんの知恵を存分に活かすようにしましょう。

 

発想転換で高齢化を生かす！！

高齢化を前向きに活かせるよう全体のコミュニケーションの活性化を目指しましょう！！

多くのマンションが高齢化が進み、理事の成り手に困っているとか？

高齢化と聞くと何か悪いことの様なイメージがありませんか？良いことはないのでしょうか？

発想転換してみませんか？

高齢者が多い⇒人生経験の長い人が多い⇒多くの経験と知識が多い！！⇒せっかくですから活かしてもらいましょう！！

高齢者の中には元気な方もいらっしゃいますし、多くの時間を持ってらっしゃいます。

何か社会貢献をしたいと考えておられる方も多いのではないですか？

理事会への参加も仕事を持ってらっしゃる方よりも多くの時間が使えます。

会社勤めをリタイヤされた方が多く、悠々自適の方もいらっしゃるはずです。

もちろんそうでない方もおられますけれど・・・・。

 

このように考えれば、さほど悪いようには思えませんよね？

発想の転換ができれば、意外と上手くゆきそうな気もしてきませんか？

個別住宅のデメリット（マンション・集合住宅ではメリットになりえること）とは？

個別住宅に住んでいる場合、子供が成長して家を出て行ったときに残されているのは年老いた夫婦だけ・・・。

それも更に歳が行けば夫婦のうちの片方が亡くなり「一人暮らしになる」可能性大です。

隣近所とのお付き合いが深ければたまには家を訪れて状況の確認をして頂けるけれど、いつもというわけにはいかない。

かなり積極的に関りを持たない限り周囲との関係を築きにくいと思われます。

マンション・集合住宅では共用部分（共用廊下・玄関エントランス・エレベータ等）、自分だけではない場所も多いので周りとの接触機会が多くなります。

好むと好まざるに関わらず、周囲との関係を持たざるを得ません。

 

また、家（建物）の維持管理（清掃・修理等）を含め、全部自分でしなければならない。

歳をとって体の自由も利かなくなっても、パートナーがいなくってもです。

何か不具合があっても指摘してくれる人はいませんし、営業的に関りたい人だけでしょう。

専門家でない限り余分（不必要）なことまでしなければならなくなることだってあり得ます。

不具合の事件・事故が発生しない限り、もちろん例外はあるでしょうが対応できませんよね。

維持・修理等に必要な資金についても当然ですが自身で全部用意する必要があります。

十分な貯金でもあれば別ですが・・・・、予測を立てて積み立てている人は稀でしょうね。

結構多額の資金が必要です。

逆に言えば、マンションでは管理費・修繕積立金等強制的に積み立てして建物の維持管理費を全体でまかなっています。

 

個別住宅のメリット（マンション・集合住宅ではデメリットになりえること）は？

周りとの関係は、積極的に自分から接触しない限り一応自分の所で区画されていて遮断されています。

普段の挨拶さえして知らん顔をしていればそれ以上の関係を深くせずにすみます。

逆に言えば煩わしいことは避けやすい環境です。

関係を深めたい場合は積極的に関りをもてばよく、自分の好き嫌いに合わせて関係作りができます。

自分の自由に対処できますよね。

犬だって猫だって爬虫類さえペットとして飼うことも誰に断る必要もありません。

駐車場や各部屋の中も敷地内であれば自分勝手に使って誰にも（家族には必要でしょうが・・）遠慮はいりませんよね。

楽器の演奏やTVの音量とか余程のことが無い限り勝手にできます。

 

逆に言えば、マンション・集合住宅では規約や共用部分があって好き勝手に自由にできません。

隣近所や上下階との関係を気にかける必要があります。

 

長くなりましたので続きは次回で・・・。

管理組合の費用と資金について

 

前回1-6で伝えきれなかったので補足として付け加えます。

管理組合の業務を追行するためには当然ですが費用が発生します。

役員になったら、理事会の中で管理組合の目的により使うべき予算として

①管理費　➁修繕積立金　が挙げられます。

共用部分（共用廊下・玄関・エントランスホール）などの電灯や水道・光熱費・清掃費・維持管理修繕用等の費用です。

➁は計画的に行う建物全体の修繕費用の事です。

どちらもマンションの維持管理には不可欠のものですので、「自分は修繕しなくてもいいから払わないよ」とかの勝手な言い分が通らないように最低限守らなければならないルールを決めなくては統制が取れません。

管理規約にその定めが記載されていると思いますが、当初の設定は販売会社が物件の価格や毎月の費用を安く見せるために低くしてあることが大半のようです。

10年～15年後又は20年～30年後の物価情勢や設備更新の費用は高くなことはあっても安くなることはまず考えられません。

このような予測の基に適正な費用見積をしておかないと修繕積立金が不足して、急激な値上げを総会に提案しなくてはならなくなってしまいます。

 

逆に管理会社にとって修繕積立金は大規模修繕等の経験がない管理組合を自社の都合の良いようにコントロールしやすい大きな金額となります。

どうしても費用が高め高めに提示されてしまいます。もちろん、もし足らなければその責任の多くが管理会社負わされるいうこともありますが・・・。

管理組合には建築の経験のある人やコンサルタント（設計事務所等）、と管理会社の大規模修繕経験のある信頼されるフロントが必須です。

もちろん管理組合の内部にそのような方がいらっしゃる場合は別です。

いずれにしても大きな金額の予算の執行を伴う管理が理事会の大きな役割の一つです。

 

別途、③駐車場・1階弐話等の共用部分や敷地の使用料があります。

多くの場合、使用料は管理組合の収入として修繕積立金口座へ入金されます。（もちろん管理費へという場合もありますが）

 

この３点に気を付けて理事会・管理組合の運営に携わっていただければと思います。

区分所有法とはどんなもの？

マンション管理会社の関係者か、管理業務主任・マンション管理士であれば当然ですが一般のマンションの区分所有者（居住者・所有者）も知っておくべき法律です。

マンションに居住しているということであれば必要であるというだけではなく、民法の中の特別法の一つです。

1964年に制定されたこの法律は、団地やマンション形式の建物が増えそれまでの民法だけでは規定できない状況が生じた結果、これらを規定・規制し、もって人々の共同の利益の増進と良好な居住環境の確保を目的としたものです。

とは言え、法律ですので難しい言い回しや表現があり、全部を理解しようとする必要はありません。この辺りは専門家（マンション管理士）等に任せるべきでしょう。

この中で特に管理組合の役員に知っておいていただきたい部位分があります。

この法律の中に出てくる「規約で別段の定めができる」「規約で別段の定めがない限り」と記載されている部分は特に重要な条文ですので、ざっとで良いので読んでおいて頂きたい部分です。

中でも第2条　の区分所有権の定義条項は重要ですので、ここは是非頭に入れておいてください。

後時間と余裕があればの話ですが、「マンション管理適正化指針」のマンション管理の適正化の基本方針・適正化推進のために管理組合が留意すべき基本事項は読んでほしい部分です。

以上、「管理組合の役員になったら？」準備しておいて頂きたい処について記載してみました。

もし半分でも実行していただければ、管理会社の担当者の態度に大きな違いが出ること請け合いですよ。

管理規約を知ろう！！

役員になったのであれば、管理規約の中の以下に記載する規定についてある程度は理解していただきたいということです。

1：管理組合の業務とは？

　建物の内共用部分とされているエリアの保安・保全・清掃・ゴミの処理、建物の修繕・維持管理、長期修繕計画の策定や関わる業務、損害保険関係の管理、修繕積立金の運用、官公署との渉外業務、その他組合員の共同の利益の増進・良好な環境の維持に関する業務、etc・etc・・・・。

2：役員の業務とは？

　管理組合の最高意思決定機関は総会ですが、その執行機関として総会で付託された業務の実施、管理会社の業務チェック、マンション内での諸問題の検討やルールの徹底、組合委員の意見の収集・調整、総会への議題提示etc・etc　・・・。

3：理事会関係規定の業務

理事長・副理事長・理事・監事・その他役員の業務、理事会・専門委員会等の開催関係業務、理事会の議事録の作成管理etc・etc・・・。

4：総会関係規定の業務

　最高意思決定機関としての総会・臨時総会の開催関係業務、議案書・議事録の作成・管理、特別決議と普通決議関係業務、etc・etc・・・。

5：管理組合の会計業務

　管理会社が代行している会計業務のチェックと監査業務（戸数の多い管理組合では、役員総数やその扱い金額も膨大になり輪番制で任命されている監事の監査能力では間に合わない場合も散見されます）、理事（理事会）の業務監査、外部監査・会計基準の検討・作成etc・etc・・・。

長くなりましたが、かなり重要な部分ですので、ご容赦くださいませ。

管理を委託している管理会社との契約内容を知る

一マンション組合員でいる場合にはさほど関心を持っていない場合がほとんどではないでしょうか？もちろんそうではない方もいらっしゃるでしょうが・・・。

役員となった以上は、管理会社との契約内容について知っておかなければ、防具や竹刀をキチンと揃えた相手に防具無の素手で剣道の試合をするようなものです。

これでは負けて当たり前、相手のいいようにされてしまいかねません。

そのためには、契約書である「管理委託契約書」の中身についてきちんと理解しておく必要があります。

でなければ管理会社担当者へ何も言えませんし、ましてや上手に担当者を使うことなどとても出来ません。

例えば、管理員さんが日常行っている共用部分清掃について契約書にはどの様な頻度で、どんな場所を清掃するとか、管理員さんが行う業務についての記載があるのですがこれを知らないと的はずれな要求を管理員さんへ行ったり、挙げ句は「その業務は委託されていません」と反論されて何も言えなくなってしまいます。

その他にも管理費・修繕積立金の滞納者への督促の頻度や内容について役員が知らなければ管理会社は適当に処理をして組合の損害を増やしてしまいかねません。

このように役員が「管理委託契約書」の中身について知っておけば担当者も下手なことは言えませんし、対応も早く丁寧になるのではないでしょうか？

きちんと機能している管理組合理事会とはこの様な役員が揃っているところではないでしょうか？

前回からの続きです。

居住するマンションの建物を隅々まで見てみましょう！

役員になったら・・・・、の　1：まずは御自分が住んでいるマンションの建物の全体をゆっくり隅々まで見てみませんか？ についてです。

当然ですが日頃使用している玄関や郵便受け・宅配ロッカー・エレベーター・階段etc、もちろん自室（ベランダを含む）はよくご存知でしょう。

ですが、上記以外の共用部分と言われているところについてどれくらいご存知でしょうか？例えば・・・、

○　屋上（どの様な造りでどの様な防水が施されていますか？）、

○　管理員さんがいる場合は管理陰湿（どの様な設備がありますか？きちんと整理されていますか？）

○　受水槽はどこに設置されていますか？（または設置されていませんか？）清掃は行き届いていますか？

○　駐車場は何台のスペースが確保されていますか？

○　駐輪場の設備はどうですか？盗難防止用の対策（ロックバー・監視カメラ等）はしてありますか？

○　消防用消火栓の設置場所はどこですか？何ヵ所ありましたか？

全てに答えることができる人はごく僅かではないでしょうか？

今までどの様な維持・管理がなされて今後どの様な修繕・改修が必要なのか？その優先順位は？等のマンションが抱える問題が見えてきます。

管理組合の役員となったら上記のこと以外にも知っておく必要のある事柄がたくさんあります。

役員の入れ替わり時期には引き継ぎ事項として「建物の案内」を入れておくべきだと思われます。

長くなりましたので続きは次回以降で・・・・。

管理組合の役員になったら、具体的に何をすればよいのでしょう！？

多くのマンション管理組合の役員の中で自ら立候補して役員となられた方は別として、輪番制でその順番が回ってきたから仕方なく・・・、という方に知っておいいていただきたいことを記載してみようと思います。

逆に言えば、「役員になったら何をすればいいの！？」ということです。

1：まずは御自分が住んでいるマンションの建物の全体をゆっくり隅々まで見てみませんか？

2：契約時に渡された「管理委託契約書」の中身を知りましょう！

3：マンションの憲法と言われている「管理規約」にはどのようなことが書かれているのか確認しましょう！

4：マンションに係る法律として「区分所有法」があります。是非一度内容を見ておきましょう。

上記のことを実践しておけば役員としての勤めも解りますし、前任者の苦労も判るし退任後も組合運営により積極的になれるはずです。

加えて、管理会社の担当者へも一目置かれることとなりますし、「この人へはいい加減なことは言えない。真剣に業務に取り組まなくてはならないな」となって自身のマンションの資産価値をも高める結果となってきます。

いかがですか？

もちろん、輪番制で仕方なく、任期まで一応・・・、面倒だな・・・、と思っておられる方も多くいらっしゃるかもしれません。

しかし、役員みんなが同じように思っているとしたら・・・・、そのマンションは管理費は管理会社のいいようにされて、経費ばかりかかった上、居住者どうしのコミュニケーションも良くない状況で、どんどん劣化して資産価値を失っていくことにんあってしまいかねませんよ。

本当にそれで良いのですか？

続きは次回以降で。

現在の規約がどの様な状態であるのか？確認してみましょう。

現状の規約を確認しておきましょう！！」

1983年以前の規約では「規約の設定、変更または廃止は、原則として区分所有者全員の書面による合意を必要とする」となっているが改正された区分所有法では
「規約の設定、変更または廃止は、区分所有者及び議決権の4分の3以上の多数による集会の決議によってする」となりました。

なので、古い規約のままであれば無効となります。

その他ペット飼育の規定は「規約では禁止」となっているはずであるが購入時に販売業者から良いと言われたとか、猫（犬）は室内なら構わないと言われたとか、完全に規約違反なのであるがきちんとした規約改定の決議がないままになっている場合が多いようです。

現状に即した状態での維持管理を実施するために意見を集約（アンケートの実施等により）して改定をすべきでしょう。

その他、理事会の参加役員が役員の配偶者の出席でもOK（規約では組合員となっておりその配偶者は規定されていない）となっていたりします。

現状に合わないものは改定すればよいのであるが、暗黙の了承で済ましている場合等多くの規約違反が見かけられる場合があります。

例えば「理事会へ出席する理事が何らかの理由や急用で出席できない場合は、同居する配偶者または一親等の青年に達した親族に限りその代理出席をさせる事ができる」「代理出席は出席理事とみなす」等の規定を加えた改定が必要となります。

その他多くの部分で現状と合わなくなっている場合があるので、自身の資産価値を高め、きちんとした管理とするためにも「規約改定」は必須であると思われます。