問題把握とその対策、マンション管理士にチェックを依頼してみませんか？

管理員さんのチェックポイントは！？

前回の続きです。

管理員業務について前回記載しましたが、しっかりと業務遂行している管理員さんとやる気あるの？という管理員さんとの違いはどこにあるのでしょうか？

仕事においてはどのような仕事でも言えることだと思いますが、「意欲を持って仕事に取り組んでいるかどうか？」だと思われます。言い方を変えれば「仕事に誇りを持っているか？卑屈になっていないか？」ということです。

ではチェックすべきポイントとして以下のことが挙げられます。

1　全居住者へ公平に接しているか？
　当然人間ですから好き嫌いは生じますがその感情を表に出すようでは「サービス業」である管理員としては失格と言わざるを得ないでしょう。

2　話好きであるかどうか？　
　愛想がよく誰とでも話ができることは悪いことではありませんが、良し悪しがあります。個人のプライベートについて本人以外の人ととの話題にしては問題でしょう。とはいえ一人暮らしの高齢者の話し相手や居住者への相談相手（個別の秘密は厳守）としての話であれば良いのではないでしょうか？

3　カギの取扱に慎重であるかどうか？
　マンションの各設備のカギ、現在は簡単にコピーが作れる時代ですのでその取扱には慎重さが求められるのは当然でしょう。加えて居住者のカギを簡単に預かるようであれば問題でしょう。第三者の立ち会いのもとで預かるのはOKですが・・・・。特別な場合、例えば排水管洗浄の実施の場合どうしても都合が悪く立ち会えないなどという場合は預かったほうが良いと思われます。そこを実施しなかったために漏水事故が発生することもあり得るからですね。

4　地域との関係
　町内会などの連絡受け継ぎなどに役立つ場合もあり、このような場合は管理員は組合代表にもなりえます。

5　制服をきちんと着用しているか？
　基本的な仕事に対する姿勢の現れでしょう。だらしない服装である場合清掃等も比例してしまいます。管理員さんはそのマンションの「顔」でもあるのです。

6　玄関周りの清掃をきちんとしているか？
　ここは大変重要なポイントです。清掃具合を見ればその管理員さんの仕事振りが想像できますよね。玄関をきちんと清掃しているということは「居住者・来訪者を気持ちよく迎える」という気配りの現れだと思います。

7　管理組合役員との密な連絡ができているか？
　管理員さんの重要な役割として管理会社と管理組合のパイプ役があります。担当者は毎日来ることなどできませんので、管理員さんが会社と組合の連絡・報告事項を密にすることで双方のコミュニケーションのズレを防ぐことが可能になります。

長くなりました。

管理員さんは毎日の業務において何をしているのでしょうか？

マンションの管理員さんの役割は結構大きいものがあると私は思います。多くの居住者の皆さまが漠然と管理員さんの業務内容を捉えているのではないでしょうか？

きちんとその内容を知るには「管理委託契約書の管理員業務（別表第二）」に記載されている内容を見れば判ります。

国交省が定めた標準管理規約には以下のことが記載されています。（マンションによって異なります）

1　受付業務
　一　甲（管理組合のこと、以下同じ）の定める各種使用申込書の受理および報告
　二　甲が定める組合員等異動届出書の受理および報告
　三　宅配物の預かり・引き渡し
　四　利害関係人に対する管理規約などの閲覧
　五　共用部分の鍵の管理および貸し出し
　六　管理用備品の在庫管理
　七　引越し業者などに対する指示

2　点検業務
　一　建物、諸設備および諸施設の外観目視点検
　二　照明の点灯および消灯ならびに管球類等の点検
　三　諸設備の運転および作動状況の点検ならびにその記録
　四　無断駐車などの確認

3　立会業務
　一　外注業者の業務着手、履行の立ち会い
　二　ゴミ搬出時の際の立ち会い
　三　災害、事故等の処理の立ち会い

4　報告連絡業務
　一　甲の文書の配布又は掲示
　二　各種届出、点検結果、立ち会い結果などの報告
　三　災害、事故などの発生時の連絡、報告

その他清掃員を雇用していない場合などは日常の掃き拭き清掃（場所を選定して）を行う場合もあります。

以上が業務として記載されていることとなりますが、チェックしておくべき事項にはどんな事があるのでしょうか？

長くなりましたので続きは次回で

「担当者や管理員さんが真面目に真摯に業務に取組む為のキーポイントは？」

前回は管理会社の担当者と管理員さんを上手に活用していますか？というお話でしたが、今回は前回のお話をいま一歩深くして「担当者や管理員さんが真面目に真摯に業務に取組む為には何がどのように関係しているのか？」について大変重要な部分をお話します。

まずは担当者についてです。

前にも言いましたが、委託した管理業務の実施について理事会側がきちんとチェックしているか？これを管理会社に任せっぱなしにしているところと、そうでないところでは担当者の対応に大きな差が出ます。

チェクしている組合に対しては「常に勉強してマンションの維持管理について真剣にならなければ！」と考えます。逆にチェックされていない（任せっぱなし）の場合には・・・。当然ですがあまり真剣にはなりません。したがって前者とはその取り組み方に大きな差が出てきます。

担当者も人間ですから、自分の管理担当組合の優先順位をつけて仕事をする（基本原則は平等ですが）のは当然だとは思われませんか？

この業務管理に取組む対応の差が起こる原因（理由）の多くは「理事会役員の組合運営への取り組み方」の差であるのです。もちろんどちらにもその責任はありますが、責任割合は程度の差はあれ役員側にあるのではないでしょうか？

やや厳しいことを申しますが、「役員の一人ひとりが任期中に真剣に役割を果たす努力をしているのかどうか？」にかかってきます。「1年（2年）の任期中特に問題もなく時間が経過すればお役御免になる・・・。」と考えるのであれば、理事会や総会への出席・発言度合い等が考えに比例して「事なかれ主義」になってしまいかねませんよね。

マンションに居住する期間のうち、役員としての任期はさほど多くの時間を占めない場合がほとんどではありませんか？（もちろん戸数の少ない場合はその頻度は上がりますが・・・）であるならば、役員の任期中はある程度真剣に真面目にその役目を果たされても悪いことはないと思いますがいかがでしょうか？

「仕事もあるし、早々時間も取れないよ！！」・・・、であるならここで私達「マンション管理士」の出番です。

お忙しい役員の皆様に変わって「管理会社」のチェックを行い、適正なマンションの維持管理を推進することが我々「マンション管理士」の仕事なのですから！

相談してみませんか！？

管理会社担当者（管理員）の上手な使い方　2

前回予告して降りましたので今回は上記について担当者を経験した立場から記載いたします。

一生懸命に担当するマンションの管理運営について頑張って熱意を持って業務を遂行していると思えたら、その担当者に対する感謝の気持ちを伝えましょう！

相手も人の子ですから、感謝の言葉を受けたり、仕事ぶりを褒めれれば悪い気はしません。当然です。

基本的に管理会社の担当者や管理員は、いつも組合委員からのクレームがあることに対して身構えていることが多いのが実情です。本人たちは一生懸命やっているつもりですし、（落ち度が明確にある場合は別として）真面目に業務遂行している場合が多いはずです。

とはいえこの頃は謂われもないことでクレームを受けたり、そんなことまではできないと思うようなことまで業務として指摘されたりしており、多くの場合そのようなクレームに対して戦々恐々としているのです。

「あそこの管理組合はどうでも良いようなつまらないことで文句ばかり言う、行きたくないな」等と思われると必然的に「どうせ、一生懸命やっても認めてくれないし、適当に済ましてしまおう」と仕事そのものが雑になりお互いにとって良くない循環が始まります。

特に管理員さんに対して、組合員の召使いのように勘違いしている人が時々見受けられます。上から目線でああしろとかこうしろと命令調で指示しておられる場合があります。組合が雇用しているわけではありませんので、業務委託している内容であれば問題はありませんが、私的な（個人的な）用務は依頼すべきではありません。

これに対して感謝の念を持って管理員さんに対応すれば、当然ですが相手の対応も違ってくるはずです。

やや高齢者の方々が多いですが、もとの仕事では大きな会社の部長とか役員をされていた方もいらっしゃいますので、プライドもあります。もちろん管理員としての役目は役目で割り切っておられるはずですが、やはり一人に人間として接して上手に使ったほうがお互いのためでもあると思います。

参考になれば幸いです。

管理会社とその担当者を上手に使いましょう！！

管理会社との委託契約がきちんとなされているのであれば、後はこの管理会社担当者と管理員を上手に使うこと（若干語弊があるかもしれませんが）が重要なポイントとなります。

当然でありますが管理会社の担当者はマンション管理組合の運営についてのプロ（そうでない場合もありますが）ですから、何か判らないことがあれば納得の行くまで質問してうまく活用してください。

チェックしておくべきポイントとしては以下のものが挙げられます。

1：毎月の管理費等の収納状況の報告はなされているか？特に理事長や役員は報告書のチェックが必要です。
2：滞納者リストは報告されているか？　早め早めの対応が物を言います。
3：経費の支払いにつて理事会の承認を得ているか？　理事長個人だけで承認していないか？事前の理事会での承認が必要です。
4：会計の帳簿はきちんと保管・整理されているか？
5：年度終了時に速やかな収支決算の素案が提出されているか？総会が2ヶ月（3ヶ月）以内の開催と規約に規定されているはずですので、十分に検討する時間と余裕があるか？
6：5と同時に予算案の提示がなされているか？
7：理事会や総会の開催支援は十分に行われているか？（特に開催頻度と議事録の提出）
8：長期修繕計画案の提示や見直し案の提示はなされているか？
9：各種設備の点検報告書やこれに基づく適切な改善提案はなされているか？

他にもチェックスしておいたほうが良いものもありますが、特に上記についてはしっかり確認しておくべきです。

この辺がしっかりできていれば組合の理事会としての機能が十分に果たされていると考えて良いでしょう。

次回は管理会社担当者を上手に使う秘訣について解説します。

事務管理業務の中の「業務委託費」について

標準管理委託契約書には「業務管理費」について、第6条2項で次のように記載してあります。

「管理組合は、委託業務費のうち、その負担が定額でかつ精算を要しない費用（定額委託費）を管理会社に対し、毎月支払う」として、更に1　定額委託業務費は月額◯◯◯円、内訳は別紙の通りとする。」と規定されています。

特に注意して置きたい部分としては、1に保守点検業務の外注業者との契約は管理会社ではなく管理組合としておくべきでしょう。そうすれば管理会社はバックマージンを取るのが難しくなります。エレベーター・受水槽・消防設備等の点検業務はほとんどが業者への外注となっているところが多いでしょう。無駄な経費が省けますよ！

もう一つが管理員室の経費の負担についてどうなっているのか？もちろん管理員室の使用については組合側からの無償提供が一般的です。しかしながら電話代や水道光熱費・備品・消耗品等の諸費用を管理組合で負担するのか？使用者側である管理会社が負担するのか？明確にしておくべき部分だと思われます。

管理員が管理員室で業務外の電話をしていたりした場合、「高額な電話料を組合が負担していた。」といったようなケースが有ったのも事実です。

業務委託している管理組合が負担すべきものか？あるいは委託されている管理会社が負担すべきものか？きちんと話し合いの上で明文化してくおくべきだと思われます。

長くなりましたので、続きは次回以降で

熊本県（熊本市）及び九州各県のマンション管理組合の理事長・役員・監査の方、ご相談いただければ解決のお役に立てると思います。

マンション管理士の有効活用を考えてみませんか？

「管理委託契約書」の中身について

前回記載しました「管理業務の内容」については確認して頂けたことと思います。

今回は「管理委託契約書」の中身について記載します。まずは管理会社が行う管理業務には以下の4つがあります。
１：事務管理業務　　2：管理員業務　　3：清掃業務　　4：設備管理業務
これらを管理会社の４大業務　と呼んでいます。詳細については「別表」に定める　旨記載されているでしょう。

この中で最も基本的業務になるのが「事務管理業務」です。詳しく記載すれば「管理組合の会計の収入及び支出の調整、出納、専有部分を除く維持または修繕に関する企画又は実施の調整、その他理事会や総会の支援業務等」が挙げら得ます。

前回記載した内容に管理費等の徴収業務について少し触れましたが、管理会社は滞納があった場合には1：報告する　2：「滞納者に対しては◯月（通常3ヶ月～6ヶ月となっている場合が多い）の間は電話や自宅訪問・督促状によって督促する。
3：それでも滞納が続く場合は督促業務を終了する。」となっているのです。

しかも上記の「督促状」とはどのようなものかは記載がありません（もちろんある管理会社の契約書も中にはあります）。「内容証明郵便」で行うのか？その費用は管理会社が持つのか？◯月以降の督促について行う場合の費用の発生は？等々について納得の行く説明を求めましょう。

その上できちんと契約書に明文化（文書化）してもらうようにしましょう。

長くなりましたので、続きは次回以降で

熊本県（熊本市）及び九州各県のマンション管理組合の理事長・役員・監査の方、ご相談いただければ解決のお役に立てると思います。

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管理会社との管理委託契約とは？

前回「管理会社との管理委託契約の中身を知らない」といったお話をしましたが、いかがでしょうか？マンション管理組合としてどのような業務をやらなくてはいけないのか？自分たちでできることはないのか？

これを確認するためには自分のマンションの「管理規約」の中身を知る必要があります。組合として行う業務の中身が記載されているからです。

第一章　総則には、第1条　目的　第2条　定義　第3条　規約及び総会の決議の遵守義務　第4条　対象物件の範囲
第5条　規約及び総会の決議の効力　第6条　管理組合・・・・・・　～　第8章　雑則　第72条　規約原本等　附則　第1条～第5条　議決権割合　迄の記載が国交省監修　マンション管理センター（公益財団法人）発行の「マンション標準管理規約」にコメント（国交省よりの）付きで公表されています。

管理規約を見て無駄な委託を管理会社にしていないか？無駄な経費を支払っていないか？チェックして見る必要があります。

特に管理費等（駐車場代・共用部分の水道光熱費・修繕積立金・他を含む）の徴収については一旦管理会社が行うのですが、滞納が発生して長期になれば管理会社は組合に「最終処理（裁判等の手続きや出廷等）を預けてきます。

標準管理規約では、管理会社は「組合に変わって期限を切って督促を行い、それでも支払われない場合は業務としては以後は督促等の業務を終了する（一部省略）」となっています。

もちろん、最終責任は管理会社ではなく管理組合にあるのでこれらの処理が間違っているわけではありません。

最後の責任は、管理会社は負えないのです。

このことを知っていれば、管理会社から滞納の報告があったときに対応が変わりませんか？早期発見と早期対処が有効な手段です。

今回はここまでとしておきます。

熊本県（熊本市）及び九州各県のマンション管理組合の理事長・役員・監査の方、ご相談いただければ解決のお役に立てると思います。

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管理会社への不平不満はありませんか！？

多くのマンションで管理会社への管理委託されている場合が多いと思いますが、管理会社への不平不満を口にされる管理組合が多いのはなぜでしょうか！？

一番の原因は「管理会社との管理委託契約の中身を知らない」もしくは「委託契約の内容の事前確認不足」が上げられます。

内容を知らないのですから、様々なことで不満が生じますし、事前確認をしていないわけですから契約内容を始めその業務内容さえわからない状況だと思われます。

委託契約に関わった役員さんなら多少のことは管理会社から契約更新時に事前に説明されるので理解されているとは思うのですが、一般の居住者（組合員）は総会での簡略な説明を短時間でされるので、よくわからないまま・・・・。ということが多いのではないでしょうか？

内容もわからないまま「あれをやってくれない」「これもやってくれない」・・・、「だからこの管理会社は悪い！」となっていませんか？

まずは、管理委託契約書が自動更新になっているのかいないのか？自動更新になっているならその内容を確認した上で管理会社へ希望を伝え、契約内容の変更を求めるのが筋でしょう。

とはいえ、管理会社もこの辺の事情はよくわかっているので、うるさく言わない組合に対しては面倒な説明をしないまま「恒例ですので・・・」「いつもこの内容で更新手続きをさせていただいております。」などと会社の都合の良い内容で更新をしかねません。

ちゃんとした業務内容と適正な委託管理料金なのか？納得がいくまで説明を求めて契約更新に望むべきだと考えます。

熊本県（熊本市）及び九州各県のマンション管理組合の理事長・役員・監査の方、ご相談いただければ解決のお役に立てると思います。

マンション管理士の有効活用を考えてみませんか？

大きな問題点・消費税

これまで色々な観点からマンション管理の問題点について記載してきました。

避けられな大きな問題の一つとして「消費税」が挙げられます。

というのは消費税の税率が今後引き上げられる見込みであることはご承知のことと思います。

H26年4月に5％から8％へ上げられたのですが、来年の10月にはいよいよ10％へ再値上げの予定です。これがマンション管理に与える影響としては「修繕積立金」にもろに影響してきます。

5％・もしくは8％で計画されていた長期修繕計画はこの消費税の値上げによってかなりの修正が必要となってきます。

見込まれていた工事費が2％（5％で計画されていたら、税金が倍になるわけです）上昇するわけですから、1000万円だった予算が1020万円となります。わずか20万円のように思えますが、1億ならば200万円になりますね。

積立金の上昇をどの程度計画に入れていたかでこれをカバーすることができるのか？出来ないのか？

ある程度の上昇率を見込んでいたのであれば良いのですが・・・・・。

そうでない場合は、できるだけ早めに積立金の改定を総会で議論しなければなりません。

当然ですが、総会の前に理事会で十分な根回しや事前準備をしておかないと簡単には承認されないのではないでしょうか！？

この辺の準備が出来ているマンション管理組合と出来ていない管理組合とでは雲泥の差になると思われます。

あなたのマンションの管理組合では議論されていますでしょうか！？