問題把握とその対策、マンション管理士にチェックを依頼してみませんか？

管理会社と上手に付き合うには！？

 

理事会の役目については記載してきたとおりです。

では、管理組合の手助けをする（はずの）管理会社をどのように活かしていけばよいのでしょう？

理事会は組合管理費や修繕積立金を無駄にせず有効に使うために、組合活動や管理業務内容について一通りの知識が必要になります。

その上で管理会社に組合業務の全部・又は一部を委託し、その業務チェック機関としての役割を果たすことになります。

理事会だけでは管理会社にとって、言い方が悪いですが「ただの素人集団」にしかなりません。※全部が全部というわけではありませんけれど。

そこで登場してくるのが外部の専門家としての「マンション管理士」というわけです。

理事会はプロ集団である管理会社の管理業務をチェックをする立場として、外部の専門家（マンション管理士等）の専門知識・情報を活用し、管理組合の意向を管理会社へ反映させるようにして行けばよいのです。

管理組合側に外部専門家がフォローでついていると分かれば、管理会社もあだやおろそかな対応などできません。

理事会のチェックと外部専門家がついているので管理費・修繕積立金等の管理・修繕等の対応も適正なものになり、安易な値上げ等もなくなります。

実施した修理についても十分なチェックができますし、悪ければやり直しや管理会社の責任も問えます。

 

もちろん、管理会社と管理組合は対等の立場（？のはずですが）で管理業務に当たることになります。

共にそのマンションの資産価値の向上と維持管理の為に協力しあうことになりますので、お互いへの信頼感が大事です。

外部の専門家がいることで、管理組合（理事会）と管理会社はより真剣に組合運営に携わることとなり、互いの信頼感の向上になると思います。

 

全部任せっきりでは担当フロントも適当な対応になってしまいますし、緊張感をもって管理組合と交渉することもないでしょう。

外部専門家を使うことは、どちらにとっても有益なことになります。

 

 

 

マンションの資産価値は物件価値だけではない。

物件価値としては分譲価格が〇〇〇万円という高額で分譲マンションが販売されています。

これは区分所有権という権利に対する評価が反映されたものですよね。

 

そうなると、ハード面の物件価値とソフト面の生活価値とでもいうべきものに大別されます。

マンション自体の建物としての耐久性や設備の充実度、安全性や快適性等不動産としての物件価値とそこのマンションのコミュニティの良し悪し、安心感の有無、自己実現のし易さ等の生活価値に分けられます。

双方に掛かる立地条件もありますが、資産価値としての最大値としては新築時の不動産の価値が占める割合が大半でしょう。

ですが、資産の維持管理として新築時から建物に対して何のメンテナンスや維持修繕をしなかったとすれば、その資産価値はただ下がっていくばかりとなってしまいます。

 

理事長・理事会の役割

 

改めて理事長・理事会の役割ということについて考えれば、この資産価値をどうやって維持していくのか第一の目的となります。

管理組合の総意を得るために、理事会でその方向性と目的、資金の使い道を提示し、総会で決定し、定めていくことが大きな役割となります。

そのためには組合員に対してきめ細かい情報発信・情報収集を行い、参加意識を高めて全体としてのマンションの生活価値を高めていかなくてはなりません。

その中でも「安全と危機管理」は物件価値と生活価値の双方にまたがる大切な指標です。

災害時に住民の命を守る備え（安全と危機管理）が備わっていれば居住する組合員にも共同体としての意識も芽生えやすいものだと思います。

もし仮にそのマンションを手放すようなことが起きても資産価値が左程下がっていなければ、そのマンションの管理組合としての活動は成功しているものと言えるでしょう。

更に付加価値をマンションにもたらすものがあります。

多様化の著しい現在ですが、いまの社会に不足しているものとして『コミュニティー』の役割が挙げられます。

高齢化社会に伴い、一人世帯の増加や認知症の発症等社会問題化している様々な問題もマンションという居住形態の特殊性を生かせれば大きな武器（生活価値）となりえます。

理事会はマンション内にいかにコミュニティーとしての場を作ることができるのか？

資産価値として物件価値・生活価値にプラスアルファーの付加価値として加えていくことが大切になってきてます。

 

積極的な外部専門家の活用を！！

 

前回に続きもう少し補足説明をさせていただきます。

管理組合の役員になった場合、本来の自分の仕事は疎かにはできませんよね？

理事会の運営に携わるとそれなりに時間を使わなくてはいけなくなりそうで、心配ではありませんか？

自分のマンションの事ではありますが、本来の仕事以外に時間を取られるのは・・・・。

このことが積極的に役員になり手が少ない一番の理由のようです。

 

以前にも記載しておりますが、マンション管理組合の運営目的は資産価値の維持と共同の利益を守ることです。

ですが、役員（理事）は管理組合運営のプロではありません。

そこで登場するのが管理会社です。

マンションの管理についてのプロ集団ですから組合員や理事達の良く判らない点や判断に迷ったりすることを手際よく処理してくれます。

細かい事務処理など本業以外に行うことは理事達にとっては大きな負担になります。

自分たちが最も力を入れたい部分や得意な分野については理事会が担い、それ以外の分については管理会社に任せた方が良いでしょう。

とはいえ、何もかもまかせっきりでは管理会社（何といっても営利集団で利益追求が仕事ですから）の思うがままになり、管理組合の思惑や目指す方向とは異なる場合が出てきます。

 

そうならない為には、管理会社と管理組合の間に入り調整してくれるコンサルタントやマンション管理士が必要です。

管理会社の業務内容を理事会と共にチェックし、無駄な出費を抑え、適切な設備管理等客観的な立場からアドバイスを行います。

マンション管理の実務を管理会社に任せ、理事会の窓口として管理組合のサポート役として外部の専門家を利用すべきでしょう。

理事会は上手に管理会社と外部専門家を使いこなしていくことが満足度の高い管理組合の運営につながります。

 

以上のように考えれば、役員になることも左程大変なことではないと思いませんか？

実務は管理会社が引き受けますし、難しい維持管理・設備更新・大規模修繕・コミュニティーの形成等々は外部専門家の意見を活用して理事会としての活動を行っていけばよいのです。

多少は役員になってもいいかなと思えましたでしょうか？

参考にして頂ければ幸いです。

 

 

 

 

 

管理組合の費用と資金について

 

前回1-6で伝えきれなかったので補足として付け加えます。

管理組合の業務を追行するためには当然ですが費用が発生します。

役員になったら、理事会の中で管理組合の目的により使うべき予算として

①管理費　➁修繕積立金　が挙げられます。

共用部分（共用廊下・玄関・エントランスホール）などの電灯や水道・光熱費・清掃費・維持管理修繕用等の費用です。

➁は計画的に行う建物全体の修繕費用の事です。

どちらもマンションの維持管理には不可欠のものですので、「自分は修繕しなくてもいいから払わないよ」とかの勝手な言い分が通らないように最低限守らなければならないルールを決めなくては統制が取れません。

管理規約にその定めが記載されていると思いますが、当初の設定は販売会社が物件の価格や毎月の費用を安く見せるために低くしてあることが大半のようです。

10年～15年後又は20年～30年後の物価情勢や設備更新の費用は高くなことはあっても安くなることはまず考えられません。

このような予測の基に適正な費用見積をしておかないと修繕積立金が不足して、急激な値上げを総会に提案しなくてはならなくなってしまいます。

 

逆に管理会社にとって修繕積立金は大規模修繕等の経験がない管理組合を自社の都合の良いようにコントロールしやすい大きな金額となります。

どうしても費用が高め高めに提示されてしまいます。もちろん、もし足らなければその責任の多くが管理会社負わされるいうこともありますが・・・。

管理組合には建築の経験のある人やコンサルタント（設計事務所等）、と管理会社の大規模修繕経験のある信頼されるフロントが必須です。

もちろん管理組合の内部にそのような方がいらっしゃる場合は別です。

いずれにしても大きな金額の予算の執行を伴う管理が理事会の大きな役割の一つです。

 

別途、③駐車場・1階弐話等の共用部分や敷地の使用料があります。

多くの場合、使用料は管理組合の収入として修繕積立金口座へ入金されます。（もちろん管理費へという場合もありますが）

 

この３点に気を付けて理事会・管理組合の運営に携わっていただければと思います。

区分所有法とはどんなもの？

マンション管理会社の関係者か、管理業務主任・マンション管理士であれば当然ですが一般のマンションの区分所有者（居住者・所有者）も知っておくべき法律です。

マンションに居住しているということであれば必要であるというだけではなく、民法の中の特別法の一つです。

1964年に制定されたこの法律は、団地やマンション形式の建物が増えそれまでの民法だけでは規定できない状況が生じた結果、これらを規定・規制し、もって人々の共同の利益の増進と良好な居住環境の確保を目的としたものです。

とは言え、法律ですので難しい言い回しや表現があり、全部を理解しようとする必要はありません。この辺りは専門家（マンション管理士）等に任せるべきでしょう。

この中で特に管理組合の役員に知っておいていただきたい部位分があります。

この法律の中に出てくる「規約で別段の定めができる」「規約で別段の定めがない限り」と記載されている部分は特に重要な条文ですので、ざっとで良いので読んでおいて頂きたい部分です。

中でも第2条　の区分所有権の定義条項は重要ですので、ここは是非頭に入れておいてください。

後時間と余裕があればの話ですが、「マンション管理適正化指針」のマンション管理の適正化の基本方針・適正化推進のために管理組合が留意すべき基本事項は読んでほしい部分です。

以上、「管理組合の役員になったら？」準備しておいて頂きたい処について記載してみました。

もし半分でも実行していただければ、管理会社の担当者の態度に大きな違いが出ること請け合いですよ。

現在の規約がどの様な状態であるのか？確認してみましょう。

現状の規約を確認しておきましょう！！」

1983年以前の規約では「規約の設定、変更または廃止は、原則として区分所有者全員の書面による合意を必要とする」となっているが改正された区分所有法では
「規約の設定、変更または廃止は、区分所有者及び議決権の4分の3以上の多数による集会の決議によってする」となりました。

なので、古い規約のままであれば無効となります。

その他ペット飼育の規定は「規約では禁止」となっているはずであるが購入時に販売業者から良いと言われたとか、猫（犬）は室内なら構わないと言われたとか、完全に規約違反なのであるがきちんとした規約改定の決議がないままになっている場合が多いようです。

現状に即した状態での維持管理を実施するために意見を集約（アンケートの実施等により）して改定をすべきでしょう。

その他、理事会の参加役員が役員の配偶者の出席でもOK（規約では組合員となっておりその配偶者は規定されていない）となっていたりします。

現状に合わないものは改定すればよいのであるが、暗黙の了承で済ましている場合等多くの規約違反が見かけられる場合があります。

例えば「理事会へ出席する理事が何らかの理由や急用で出席できない場合は、同居する配偶者または一親等の青年に達した親族に限りその代理出席をさせる事ができる」「代理出席は出席理事とみなす」等の規定を加えた改定が必要となります。

その他多くの部分で現状と合わなくなっている場合があるので、自身の資産価値を高め、きちんとした管理とするためにも「規約改定」は必須であると思われます。

居住するマンションの管理規約の改定について

昨年（2018年）の3月にマンションにとって管理規約は国の憲法に値するものです。というタイトルで規約に関する記事をアップしたことがあります。

詳細はこちらから

改めてポイントを記載しますと、

マンションで暮らす以上はルールとしての管理規約が定められていること。

これは国交省の「標準管理規約」が元になっていること。

特に分譲マンションの場合は法令改定に準拠して改定されていること。

時代に合わせた管理規約改定はマンションの資産を守るために必要不可欠であること。

中古マンションの売買や購入の際には特に規約の確認が大切になります。その規約次第で暮らしやすさや使い勝手が異なるからです。

とはいえ、規約があるからと言って安心はできません。

新築時のまま改定されていない、1983年以前の設定や改定で以後更新されていない、規約よりも習慣が優先されている、等々が当てはまるなら急いで管理規約を改定する必要があります。

「役員報酬」って決まっていますか？

前にも役員の定数や選出方法について記載させていただきましたが、具体的な問題の一つとして「役員報酬」の問題があると思います。

これには有償と無償と言う考え方に二分されているようで、それぞれ根拠として「有償」の場合は役員をやる区分所有者とやってない区分所有者間の不公平を解消する意味で。

「無償」の場合は、自分たちのことを処理するのだから・・・と言う意味で。

これはどちらが正しい・間違いと言う問題ではありません。

有償としているマンションは総じて規模が大きく、輪番制として決められた役員が理事会にほとんど参加しない（できない）という区分所有者があるからのようです。

そのようなことを防ぐために、参加が難しいことが初めから想定され場合には「役員を免除（若しくは辞退）して次へ回す」というようなことがあると引き受けていただいた区分所有者へ「申し訳ない」と言う部分と合わせて、
感謝の意味を含めて仕事としてしっかりやってもらうためにも報酬が必要ではないかという訳です。

逆に言えば、役員を免除（若しくは辞退）した場合は「その分負担してもらう」と言う考え方もあるわけですね。

大規模となると役員としての仕事量も中小のマンションと比べて多く、その負担も多くなるからでしょう。

もちろん中小のマンションだからそこの部分を無視してもよいというわけではありません。

規模の大小にかかわらず、仕事としては変わらないから・・・という考え方もあるからです。

ですが、報酬がある場合は「その支出に見合う仕事をちゃんとしているのか？」と言う区分所有者からの要求が高くなる傾向は防げないようです。

仕事内容というより、理事回答へ参加する場合の時間拘束料としての報酬とすれば上記のようなこともなくなると思いますが、難しい問題ですね。

このあたりのことは昨今問題になっている「道徳感」の問題であるような気がします。

お互いがお互いのことを思いやれば、そんな言い方はしないと思うのですが・・・。

理事会議事録について

マンションの管理組合において理事会は

１管理会社の月次報告書のチェック

２組合内に於けるトラブルや問題点の確認・対策・その実施について（各種営繕工事・劣化対策等を含む）

３トラブルや問題点の確認・対策・その実施（規約の改定や法改正によるもの）についての対応

４役員・専門委員の選定（委託）についての対応etc・・・・、等多くの役割があります。

特に定例で重要なものが「１管理会社の月次報告のチェック」です。

管理会社から毎月上がってくる月次報告書をきちんとチェックする必要があります。

委託している業務内容がしっかり実施されているのか？各種営繕工事の内容・施工価格に問題はないか？予定外の項目はないか？

適正な管理実施で適正な委託管理費となっているのか？大切な管理費（各区分所有者が負担している）の使い途をしっかり確認しましょう！！

 

２組合内に於けるトラブルや問題点の確認・対策・その実施について～

は直接理事会へ報告されていることばかりでなく、日頃マンション内共用部分を清掃管理してもらっている「管理員」さんが住民との世間話の中から上がってくる「住民の不満や気になっている事」等の問題があります。

この様な問題について理事会が把握できていればそこのマンションの理事会の運営管理は十分に機能が果たされているということになります。

３管理運営上の問題～

は、管理会社の管理レベルによるところが大きい様です。

担当フロントマンが問題意識を持って仕事をしているマンションでは、その部分についての「提案」が理事会になされて審議されることでしょう。

というように理事会の議事録をさかのぼって確認すればどの様な経緯で今の管理組合の運営になったのかがわかりますし、任期の短い新しい役員さんでも理事としての仕事に役立てることが出来ます。

一人の人がずっとその役職をやっている場合は別ですが、多くの場合はそうではありませんので、時間があるなら理事会議事録を確認して見てはいかがでしょうか？

これは管理会社へ言えばすぐに揃えてくれるはずですが、もし時間がかかるようであればそこの管理会社の業務内容をチェックしてみるほうが良いかもしれませんね。

管理組合の役員・役職とは

基本的には「理事長・副理事長・会計担当理事・監事」ということになりますが、マンションの規模によって「書記担当・広報担当・施設営繕担当・防犯担当」等の役割を分担させることも必要でしょう。

そこのマンションの規模に応じて役割分担・統合を行ってなんでもかんでも「理事長にお任せ！」として理事長へ職責を集中させないことが大事であると思われます。

その他にも専門委員会を設置して、組合で生じる不定期な問題を処理してもらうようなことも考えて良いでしょう。

不定期に生じる問題とはどのようなことがあるのか？

例えば大規模修繕工事・規約・細則の改定等があります。

この専門委員会は理事会のみの判断で設置が可能です。但し、専門委員会の単独での業務や総会の招集などは出来ません。

あくまでも理事会の委託によるものであり、責任は理事会に帰属します。

理事会のにおける理事長の役割ですが、招集は理事長が行い、議長も理事長が努めます。

理事長は管理組合の代表ではありますが、理事会はそこの役員の知恵を集めて各役員の参加意欲を高めて組織力を高めるといったようなこともその役目の一部であります。

俺が俺が！ではなく、役員全員の知恵で組合の管理運営業務を行って行かなければなりません。

 

理事会開催の事前準備

また理事会の開催にはそれなりの準備が必要となります。

単に開催する時期だから・・・、では行き当たりばったりになり時間の無駄となってしまいかねません。

とはいえ、完璧な準備が必要というわけではありません。

テーマ（議題）をいくつか用意して事前に提示しておくことで参加される理事さんも前もって意見を考え、まとめたりすることでスムーズな理事会の進行が出来ます。

更に、問題意識の共有が可能になることで充実した理事会の内容となることでしょう。