お知らせ

管理規約を知ろう！！

役員になったのであれば、管理規約の中の以下に記載する規定についてある程度は理解していただきたいということです。

1：管理組合の業務とは？

　建物の内共用部分とされているエリアの保安・保全・清掃・ゴミの処理、建物の修繕・維持管理、長期修繕計画の策定や関わる業務、損害保険関係の管理、修繕積立金の運用、官公署との渉外業務、その他組合員の共同の利益の増進・良好な環境の維持に関する業務、etc・etc・・・・。

2：役員の業務とは？

　管理組合の最高意思決定機関は総会ですが、その執行機関として総会で付託された業務の実施、管理会社の業務チェック、マンション内での諸問題の検討やルールの徹底、組合委員の意見の収集・調整、総会への議題提示etc・etc　・・・。

3：理事会関係規定の業務

理事長・副理事長・理事・監事・その他役員の業務、理事会・専門委員会等の開催関係業務、理事会の議事録の作成管理etc・etc・・・。

4：総会関係規定の業務

　最高意思決定機関としての総会・臨時総会の開催関係業務、議案書・議事録の作成・管理、特別決議と普通決議関係業務、etc・etc・・・。

5：管理組合の会計業務

　管理会社が代行している会計業務のチェックと監査業務（戸数の多い管理組合では、役員総数やその扱い金額も膨大になり輪番制で任命されている監事の監査能力では間に合わない場合も散見されます）、理事（理事会）の業務監査、外部監査・会計基準の検討・作成etc・etc・・・。

長くなりましたが、かなり重要な部分ですので、ご容赦くださいませ。

管理を委託している管理会社との契約内容を知る

一マンション組合員でいる場合にはさほど関心を持っていない場合がほとんどではないでしょうか？もちろんそうではない方もいらっしゃるでしょうが・・・。

役員となった以上は、管理会社との契約内容について知っておかなければ、防具や竹刀をキチンと揃えた相手に防具無の素手で剣道の試合をするようなものです。

これでは負けて当たり前、相手のいいようにされてしまいかねません。

そのためには、契約書である「管理委託契約書」の中身についてきちんと理解しておく必要があります。

でなければ管理会社担当者へ何も言えませんし、ましてや上手に担当者を使うことなどとても出来ません。

例えば、管理員さんが日常行っている共用部分清掃について契約書にはどの様な頻度で、どんな場所を清掃するとか、管理員さんが行う業務についての記載があるのですがこれを知らないと的はずれな要求を管理員さんへ行ったり、挙げ句は「その業務は委託されていません」と反論されて何も言えなくなってしまいます。

その他にも管理費・修繕積立金の滞納者への督促の頻度や内容について役員が知らなければ管理会社は適当に処理をして組合の損害を増やしてしまいかねません。

このように役員が「管理委託契約書」の中身について知っておけば担当者も下手なことは言えませんし、対応も早く丁寧になるのではないでしょうか？

きちんと機能している管理組合理事会とはこの様な役員が揃っているところではないでしょうか？

前回からの続きです。

居住するマンションの建物を隅々まで見てみましょう！

役員になったら・・・・、の　1：まずは御自分が住んでいるマンションの建物の全体をゆっくり隅々まで見てみませんか？ についてです。

当然ですが日頃使用している玄関や郵便受け・宅配ロッカー・エレベーター・階段etc、もちろん自室（ベランダを含む）はよくご存知でしょう。

ですが、上記以外の共用部分と言われているところについてどれくらいご存知でしょうか？例えば・・・、

○　屋上（どの様な造りでどの様な防水が施されていますか？）、

○　管理員さんがいる場合は管理陰湿（どの様な設備がありますか？きちんと整理されていますか？）

○　受水槽はどこに設置されていますか？（または設置されていませんか？）清掃は行き届いていますか？

○　駐車場は何台のスペースが確保されていますか？

○　駐輪場の設備はどうですか？盗難防止用の対策（ロックバー・監視カメラ等）はしてありますか？

○　消防用消火栓の設置場所はどこですか？何ヵ所ありましたか？

全てに答えることができる人はごく僅かではないでしょうか？

今までどの様な維持・管理がなされて今後どの様な修繕・改修が必要なのか？その優先順位は？等のマンションが抱える問題が見えてきます。

管理組合の役員となったら上記のこと以外にも知っておく必要のある事柄がたくさんあります。

役員の入れ替わり時期には引き継ぎ事項として「建物の案内」を入れておくべきだと思われます。

長くなりましたので続きは次回以降で・・・・。

管理組合の役員になったら、具体的に何をすればよいのでしょう！？

多くのマンション管理組合の役員の中で自ら立候補して役員となられた方は別として、輪番制でその順番が回ってきたから仕方なく・・・、という方に知っておいいていただきたいことを記載してみようと思います。

逆に言えば、「役員になったら何をすればいいの！？」ということです。

1：まずは御自分が住んでいるマンションの建物の全体をゆっくり隅々まで見てみませんか？

2：契約時に渡された「管理委託契約書」の中身を知りましょう！

3：マンションの憲法と言われている「管理規約」にはどのようなことが書かれているのか確認しましょう！

4：マンションに係る法律として「区分所有法」があります。是非一度内容を見ておきましょう。

上記のことを実践しておけば役員としての勤めも解りますし、前任者の苦労も判るし退任後も組合運営により積極的になれるはずです。

加えて、管理会社の担当者へも一目置かれることとなりますし、「この人へはいい加減なことは言えない。真剣に業務に取り組まなくてはならないな」となって自身のマンションの資産価値をも高める結果となってきます。

いかがですか？

もちろん、輪番制で仕方なく、任期まで一応・・・、面倒だな・・・、と思っておられる方も多くいらっしゃるかもしれません。

しかし、役員みんなが同じように思っているとしたら・・・・、そのマンションは管理費は管理会社のいいようにされて、経費ばかりかかった上、居住者どうしのコミュニケーションも良くない状況で、どんどん劣化して資産価値を失っていくことにんあってしまいかねませんよ。

本当にそれで良いのですか？

続きは次回以降で。

現在の規約がどの様な状態であるのか？確認してみましょう。

現状の規約を確認しておきましょう！！」

1983年以前の規約では「規約の設定、変更または廃止は、原則として区分所有者全員の書面による合意を必要とする」となっているが改正された区分所有法では
「規約の設定、変更または廃止は、区分所有者及び議決権の4分の3以上の多数による集会の決議によってする」となりました。

なので、古い規約のままであれば無効となります。

その他ペット飼育の規定は「規約では禁止」となっているはずであるが購入時に販売業者から良いと言われたとか、猫（犬）は室内なら構わないと言われたとか、完全に規約違反なのであるがきちんとした規約改定の決議がないままになっている場合が多いようです。

現状に即した状態での維持管理を実施するために意見を集約（アンケートの実施等により）して改定をすべきでしょう。

その他、理事会の参加役員が役員の配偶者の出席でもOK（規約では組合員となっておりその配偶者は規定されていない）となっていたりします。

現状に合わないものは改定すればよいのであるが、暗黙の了承で済ましている場合等多くの規約違反が見かけられる場合があります。

例えば「理事会へ出席する理事が何らかの理由や急用で出席できない場合は、同居する配偶者または一親等の青年に達した親族に限りその代理出席をさせる事ができる」「代理出席は出席理事とみなす」等の規定を加えた改定が必要となります。

その他多くの部分で現状と合わなくなっている場合があるので、自身の資産価値を高め、きちんとした管理とするためにも「規約改定」は必須であると思われます。

居住するマンションの管理規約の改定について

昨年（2018年）の3月にマンションにとって管理規約は国の憲法に値するものです。というタイトルで規約に関する記事をアップしたことがあります。

詳細はこちらから

改めてポイントを記載しますと、

マンションで暮らす以上はルールとしての管理規約が定められていること。

時代に合わせた管理規約改定はマンションの資産を守るために必要不可欠であること。

中古マンションの売買や購入の際には特に規約の確認が大切になります。その規約次第で暮らしやすさや使い勝手が異なるからです。

とはいえ、規約があるからと言って安心はできません。

新築時のまま改定されていない、1983年以前の設定や改定で以後更新されていない、規約よりも習慣が優先されている、等々が当てはまるなら急いで管理規約を改定する必要があります。

理事会の役員については一部に誤解があるようなので、この機会にきちんと整理してみようと思います。

理事会の役職

理事長

理事長は理事会を代表するだけでなく、区分所有法にある「管理者」として管理組合を代表します。

対外的には事業者との折衝、契約の締結、訴訟の提訴などを行い、組合内部に対しては管理費滞納者への督促、ルール違反者への勧告や指導、訴訟の提起などを行います。

また組合で行われる会議を統括し、総会の招集・議長となり・議事録を作成するなどの業務を行います。

副理事長

副理事長は文字通り理事長を補佐し、理事長が病気の時などはその代理（代行）を務める必要があります。

理事長が元気な場合は、さほど出番はないので重要な役職と言えないようですが、もし理事長が独裁であった場合はその理事長に対して意見する役割でもあります。

また逆に理事長が業務執行能力に欠けるような場合は、理事長をリード・補完する役割でもあります。

組合によっては、「次期理事長として副理事長が補佐を務める」というような役割として位置づけているところもあるようです。

いずれにしても、理事長・副理事長は組合にとって重要な区割りであるということになります。

次回は最も誤解がある「監事」について記載したいと思います。

理事会の役割とは！？

管理組合において最高の意思決定機関は区分所有者全員で開催される「総会」であることは周知のとおりです。

とはいえ、日常の細々とした業務まで総会を開催して決定するというわけにも行きませんよね。そこで「理事会」という執行機関を設けて「総会」で付託された業務や規約で定められた業務を実行しているわけです。

「管理会社へ管理委託してるのだからは不要では！？」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんね。

しかしながら全部管理会社へおまかせではその「管理会社がどのような管理業務を行っているのか？」をチェックすることができません。

この部分が理事会が必要である一番の理由です。

総会で決定したことをきちんと管理会社が実施しているか？チェックして総会の意思を実現させることが「理事会の重要な役目」なのです。

各年度ごとに実施予定とされる様々な事業をいつ、誰が、どのように、いくらで実施したのか？区分所有者の負担した管理費を取り扱う代表として確認する必要があります。

業者の選定方法や、見積り方法、仕様書の内容等などの確認も必要です。ここをきちんとすれば過大な費用を抑え、希望される仕様での施工の実施が容易になります。

理事会は意思決定機関ではないので、総会での決議を経ない業務の実施権限はありません。もちろん、総会で「～に関する業務については理事会に委任する」という決議がなされていれば別です。

理事会がキチンと機能しているからと言って区分所有者は何もしなくて良いわけではありません。

より良いマンションライフにするためにも、できることなら「区分所有者一人ひとりが積極的に組合の運営に参加していただきたい」ものですね。

管理員さんのチェックポイントは！？

前回の続きです。

管理員業務について前回記載しましたが、しっかりと業務遂行している管理員さんとやる気あるの？という管理員さんとの違いはどこにあるのでしょうか？

仕事においてはどのような仕事でも言えることだと思いますが、「意欲を持って仕事に取り組んでいるかどうか？」だと思われます。言い方を変えれば「仕事に誇りを持っているか？卑屈になっていないか？」ということです。

ではチェックすべきポイントとして以下のことが挙げられます。

1　全居住者へ公平に接しているか？
　当然人間ですから好き嫌いは生じますがその感情を表に出すようでは「サービス業」である管理員としては失格と言わざるを得ないでしょう。

2　話好きであるかどうか？　
　愛想がよく誰とでも話ができることは悪いことではありませんが、良し悪しがあります。個人のプライベートについて本人以外の人ととの話題にしては問題でしょう。とはいえ一人暮らしの高齢者の話し相手や居住者への相談相手（個別の秘密は厳守）としての話であれば良いのではないでしょうか？

3　カギの取扱に慎重であるかどうか？
　マンションの各設備のカギ、現在は簡単にコピーが作れる時代ですのでその取扱には慎重さが求められるのは当然でしょう。加えて居住者のカギを簡単に預かるようであれば問題でしょう。第三者の立ち会いのもとで預かるのはOKですが・・・・。特別な場合、例えば排水管洗浄の実施の場合どうしても都合が悪く立ち会えないなどという場合は預かったほうが良いと思われます。そこを実施しなかったために漏水事故が発生することもあり得るからですね。

4　地域との関係
　町内会などの連絡受け継ぎなどに役立つ場合もあり、このような場合は管理員は組合代表にもなりえます。

5　制服をきちんと着用しているか？
　基本的な仕事に対する姿勢の現れでしょう。だらしない服装である場合清掃等も比例してしまいます。管理員さんはそのマンションの「顔」でもあるのです。

6　玄関周りの清掃をきちんとしているか？
　ここは大変重要なポイントです。清掃具合を見ればその管理員さんの仕事振りが想像できますよね。玄関をきちんと清掃しているということは「居住者・来訪者を気持ちよく迎える」という気配りの現れだと思います。

7　管理組合役員との密な連絡ができているか？
　管理員さんの重要な役割として管理会社と管理組合のパイプ役があります。担当者は毎日来ることなどできませんので、管理員さんが会社と組合の連絡・報告事項を密にすることで双方のコミュニケーションのズレを防ぐことが可能になります。

長くなりました。

「担当者や管理員さんが真面目に真摯に業務に取組む為のキーポイントは？」

前回は管理会社の担当者と管理員さんを上手に活用していますか？というお話でしたが、今回は前回のお話をいま一歩深くして「担当者や管理員さんが真面目に真摯に業務に取組む為には何がどのように関係しているのか？」について大変重要な部分をお話します。

まずは担当者についてです。

前にも言いましたが、委託した管理業務の実施について理事会側がきちんとチェックしているか？これを管理会社に任せっぱなしにしているところと、そうでないところでは担当者の対応に大きな差が出ます。

チェクしている組合に対しては「常に勉強してマンションの維持管理について真剣にならなければ！」と考えます。逆にチェックされていない（任せっぱなし）の場合には・・・。当然ですがあまり真剣にはなりません。したがって前者とはその取り組み方に大きな差が出てきます。

担当者も人間ですから、自分の管理担当組合の優先順位をつけて仕事をする（基本原則は平等ですが）のは当然だとは思われませんか？

この業務管理に取組む対応の差が起こる原因（理由）の多くは「理事会役員の組合運営への取り組み方」の差であるのです。もちろんどちらにもその責任はありますが、責任割合は程度の差はあれ役員側にあるのではないでしょうか？

やや厳しいことを申しますが、「役員の一人ひとりが任期中に真剣に役割を果たす努力をしているのかどうか？」にかかってきます。「1年（2年）の任期中特に問題もなく時間が経過すればお役御免になる・・・。」と考えるのであれば、理事会や総会への出席・発言度合い等が考えに比例して「事なかれ主義」になってしまいかねませんよね。

マンションに居住する期間のうち、役員としての任期はさほど多くの時間を占めない場合がほとんどではありませんか？（もちろん戸数の少ない場合はその頻度は上がりますが・・・）であるならば、役員の任期中はある程度真剣に真面目にその役目を果たされても悪いことはないと思いますがいかがでしょうか？

「仕事もあるし、早々時間も取れないよ！！」・・・、であるならここで私達「マンション管理士」の出番です。

お忙しい役員の皆様に変わって「管理会社」のチェックを行い、適正なマンションの維持管理を推進することが我々「マンション管理士」の仕事なのですから！

相談してみませんか！？