事務管理業務の中の「業務委託費」について
標準管理委託契約書には「業務管理費」について、第6条2項で次のように記載してあります。
「管理組合は、委託業務費のうち、その負担が定額でかつ精算を要しない費用（定額委託費）を管理会社に対し、毎月支払う」として、更に1 定額委託業務費は月額◯◯◯円、内訳は別紙の通りとする。」と規定されています。
特に注意して置きたい部分としては、1に保守点検業務の外注業者との契約は管理会社ではなく管理組合としておくべきでしょう。そうすれば管理会社はバックマージンを取るのが難しくなります。エレベーター・受水槽・消防設備等の点検業務はほとんどが業者への外注となっているところが多いでしょう。無駄な経費が省けますよ！
もう一つが管理員室の経費の負担についてどうなっているのか？もちろん管理員室の使用については組合側からの無償提供が一般的です。しかしながら電話代や水道光熱費・備品・消耗品等の諸費用を管理組合で負担するのか？使用者側である管理会社が負担するのか？明確にしておくべき部分だと思われます。
管理員が管理員室で業務外の電話をしていたりした場合、「高額な電話料を組合が負担していた。」といったようなケースが有ったのも事実です。
業務委託している管理組合が負担すべきものか？あるいは委託されている管理会社が負担すべきものか？きちんと話し合いの上で明文化してくおくべきだと思われます。
長くなりましたので、続きは次回以降で
熊本県（熊本市）及び九州各県のマンション管理組合の理事長・役員・監査の方、ご相談いただければ解決のお役に立てると思います。
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